E-Mail Archivierung mit Alfresco

10.02.2013 von Lothar Märkle lothar.maerkle@ecm4u.de

Motivation

Der Bedarf zur Verwaltung und Archivierung von E-Mail ergibt sich für ein Unternehmen aus

  • Gesetzlichen Vorgaben:
    In Deutschland ergeben sich Pflichten aus dem HGB, der AO (Abgabenordnung), der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme) und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
  • Organisatorische Aspekte:
    In E-Mails sind wichtige Absprachen und Zusagen zu Terminen und Preisen enthalten. Diese sollten daher zusammen mit den relevanten Dokumenten (z.B. im Projektordner) mit abgelegt werden. So kann im Zweifelsfall einfach nachvollzogen werden was vereinbahrt war.
  • Betriebliche Aspekte:
    Der Exchange-Server wird an der Kapazitätsgrenze betrieben und Benutzer haben ein festgelegtes Quota auf Ihrer Mailbox. Dadurch müssen Sie regelmäßig Ihre Mailboxen in .PST Archiven exportieren um wieder Platz zu schaffen. Trotzdem besteht der Bedarf E-Mails über einen längeren Zeitraum hinweg wahlfrei und schnell einsehen zu können. Auch gibt es oft keine Backup-Regelung, so dass die .PST Archive verloren gehen können.
  • E-Discovery:
    Zur Sichtung von großen Datenbeständen bei der Fallklärung.

Warum E-Mails ausgerechnet mit Alfresco archivieren?

Keine Limits

Alfresco hat keine künstliche Begrenzung von gleichzeitigen Benutzern oder eine maximal erlaubte Anzahl von Dokumenten. Das bedeutet, das Archiv kann mit den Anforderungen und den gespeicherten Dokumenten wachsen. Es können mehrere Millionen Dokumente gespeichert werden, nur begrenzt durch die verwendete Datenbank und die Speicherkapazität.

Geringe Einstiegskosten

Alfresco verfolgt den Open Source Ansatz und steht in der Community Version kostenfrei zur Verfügung. Falls Herstellersupport notwendig ist, kann dieser über die Enterprise Version sichergestellt werden.

Keine Client Installation notwendig

Alfresco kann ohne aufwändigen Rollout von Client-Software integriert werden. Nahezu alle E-Mail Clients unterstützen das Standard Protokoll IMAP zur Übertragung von E-Mails von Haus aus (Outlook, Thunderbird, ...). Da Alfresco im Standard einen IMAP-Konnektor enthält, ist nur eine Konfiguration des E-Mail Kontos auf dem Client notwendig.

Vielseitigkeit und Synergien

Alfresco ist sehr vielseitig und kann für verschiedene Szenarien eingesetzt werden. Wenn man zum Beispiel schon alle projektbezogen Dokumente (Angebote, Dokumentation, Zeichnungen, Präsentationen, etc.) in Alfresco abgelegt hat, liegt es nahe, auch die für das Projekt relevanten E-Mails dort abzulegen (Ad-Hoc Archivierung). So sind alle zusammengehörenden und relevanten Dokumente an einer Stelle und in einem System abgelegt.

Step by step

Natürlich kann man Alfresco auch als reines E-Mail Archiv verwenden. Es werden dann nur die Kernfunktionen Ablage und Recherche genutzt. Die zusätzlichen Features wie Netzwerkfreigabe (Zugriff über ein Netzwerklaufwerk in Share), Teilen von Dokumenten über das Internet, Workflows und Dokumentenmanagementfunktionen wie CheckIn/CheckOut kommen nach Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt zum Einsatz.

Das Journalverfahren

Die Journalarchivierung verfolgt das Ziel, pauschal alle E-Mails des Unternehmens zu archivieren. Ohne Eingriff des Mitarbeiters werden Kopien eingehender und ausgehender E-Mails auf dem zentralen E-Mailserver in einem Journalpostfach zwischengespeichert. Dieses Journalpostfach wird von Alfresco überwacht und die E-Mails werden importiert.

Um in der großen Menge von E-Mails die Übersicht zu waren, muss ein geeignetes Ablageschema festgelegt werden. Geeignet für die Bildung des Ablageschemas sind Informationen des E-Mail Kopfs wie Empfänger- oder Senderdomain, Empfänger- oder Senderadresse und das Datum. Da ein Journalarchiv alle E-Mails und somit z.B. auch kritische Inhalte der Geschäftsführung enthält, muss in vergleichbarer Art und Weise ein Berechtigungskonzept erstellt werden - sonst bleibt nur die Geschäftsführung zugriffsberechtigt auf das Archiv.

Bildergalerie von einem beispielhaften E-Mail Archiv:

Das Ad-Hoc Verfahren

Kennzeichnend für das Ad-Hoc Verfahren ist, dass die Entscheidung für eine Archivierung der E-Mail der Mitarbeiter nach Bedarf trifft. Er arbeitet "wie immer" mit z.B. Outlook und stellt fest, dass eine E-Mail projektrelevant ist. Diese E-Mail legt er dann per Drag & Drop im Projektordner in Alfresco ab. Dort kann die E-Mail dann inklusive Anhänge ohne Outlook im Browser angezeigt und recherchiert werden.

Der Ad-Hoc Ansatz eignet sich auch für Anwendungsfälle, bei denen Attachments von E-Mails in Alfresco weiterverarbeitet werden müssen.

Fragen und Antworten

Wie können ausgehende E-Mails Ad-Hoc archiviert werden?

Es bietet sich hier die Nutzung eines gesonderten Postfachs zusammen mit einem Regelwerk an. Um ausgehende E-Mails direkt in einem Projektkontext abzulegen eignen sich Projektpostfächer (projekt-{NAME}@company.com). Diese Projektpostfächer werden überwacht und nach Alfresco übertragen.

Für wen ist Alfresco zur E-Mail Archivierung geeignet?

Die E-Mail Archivierung (oder Ablage) mit Alfresco ist geeignet für kleine und mittelständige Unternehmen. Der Ansatz schliesst sehr große Unternehmen nicht aus, jedoch muss man in internationalen Konzernen weiteren Vorschriften Rechnung tragen (z.B. SOX oder Basel-III Compliance).

Was leistet die ecm4u E-Mail for Alfresco Share Erweiterung?

Das Zusatzmodul "E-Mail for Alfresco Share" erweitert Alfresco um Funktionen für die E-Mail Verarbeitung (Übersichtliche Darstellung, Verarbeitung von Attachments). Der gesamte Funktionsumfang ist im Ecm market dargestellt.

Für welche Alfresco Versionen ist die E-Mail Erweiterung verfügbar?

Die Erweiterung "E-Mail for Alfresco" ist für alle Alfresco Versionen (Community und Enterprise) ab Version 4.x im ecm-market verfügbar.

Wie geht man mit dem Datenschutz um?

E-Mails mit persönlichem Inhalt sind personenbezogene Daten und unterliegen daher dem Datenschutz. Das bedeutet für ein Unternehmen, dass persönliche E-Mails von Mitarbeitern nicht archiviert werden dürfen. In der Praxis lassen sich E-Mails mit persönlichem Inhalt nicht vermeiden. Daher treffen viele Unternehmen mit den Mitarbeitern eine Vereinbahrung, dass nur geschäftliche E-Mails verschickt werden dürfen und klären über die Archivierung auf. Für den Fall von erhaltenen persönlichen E-Mails gibt es eine Ausnahmemöglichkeit.

Weiterführende Informationen

Für weitere Informationen zur Archivierung von E-Mails mit Alfresco wie z.B. Teststellungen oder Demos kontaktieren Sie uns.